QR Code ใบแจ้งหนี้ / จ่ายบิล ใส่จำนวนเงินอัตโนมัติ

ฟรีแลนซ์ ร้านที่ขายแบบวางบิล หรือธุรกิจบริการที่เก็บเงินเป็นรอบ มักเจอปัญหาเดิมซ้ำๆ คือออกใบแจ้งหนี้ไปแล้วลูกค้าโอนมาไม่ตรงยอด โอนช้าจนจำไม่ได้ว่าใบไหนจ่ายแล้วบ้าง หรือโทรมาถามเลขบัญชีอีกรอบทั้งที่พิมพ์ไว้ในใบแล้ว การใส่ QR Code ใบแจ้งหนี้ที่ฝังจำนวนเงินไว้เลย ช่วยตัดปัญหาโอนผิดยอดกับการหาเลขบัญชีออกไปได้ทันที ลูกค้าสแกนจากใบแจ้งหนี้แล้วกดยืนยันในแอปธนาคารได้เลย

บทความนี้อธิบายว่า QR บนใบแจ้งหนี้ต่างจากป้ายหน้าร้านตรงไหน วิธีทำ และที่สำคัญกว่านั้นคือมันแก้อะไรไม่ได้ เพราะ QR พร้อมเพย์ที่สร้างเองมีข้อจำกัดเรื่องการติดตามบิลที่ต้องรู้ก่อนเอาไปใช้กับงานที่มีลูกค้าหลายราย

QR บนใบแจ้งหนี้ต่างจากป้ายหน้าร้านยังไง

ป้าย QR รับเงินที่ติดหน้าร้านหรือตั้งบนเคาน์เตอร์ ปกติเป็นใบเดียวใช้ซ้ำได้ตลอดและไม่ใส่จำนวนเงิน เพราะลูกค้าแต่ละคนจ่ายไม่เท่ากัน วิธีสร้างป้ายแบบนั้นอยู่ใน วิธีสร้าง QR พร้อมเพย์รับเงิน แล้ว

QR บนใบแจ้งหนี้ทำกลับกัน คือทำหนึ่งใบต่อหนึ่งบิล และใส่ยอดที่ต้องจ่ายลงไปในตัวรหัสเลย เมื่อลูกค้าสแกน แอปธนาคารจะเด้งจำนวนเงินขึ้นมาให้อัตโนมัติ ลูกค้าไม่ต้องพิมพ์ยอดเอง กดยืนยันอย่างเดียว โอกาสโอนผิดหลักหรือลืมใส่สตางค์จึงหายไป

ข้อแลกเปลี่ยนคือ QR แบบใส่ยอดเป็นรายการครั้งเดียวโดยความหมาย ยอดถูกฝังอยู่ในลวดลายและแก้ทีหลังไม่ได้ ถ้าบิลหน้ายอดเปลี่ยน ต้องสร้าง QR ใหม่ นี่คือเหตุผลที่ QR ใบแจ้งหนี้ต้องทำใหม่ทุกใบ ไม่ใช่ทำครั้งเดียวแล้วก๊อปไปเรื่อยๆ

วิธีทำ QR ใส่ในใบแจ้งหนี้

ขั้นตอนเหมือนสร้าง QR พร้อมเพย์ทั่วไป ต่างแค่ต้องกรอกยอดให้ตรงกับบิลใบนั้น

1. เปิดตัวสร้างที่ หน้าแรก แล้วกดการ์ดพร้อมเพย์
2. กรอกเบอร์มือถือหรือเลขประจำตัวผู้เสียภาษีที่ผูกพร้อมเพย์กับบัญชีรับเงินไว้แล้ว
3. กรอกจำนวนเงินให้ตรงกับยอดสุทธิในใบแจ้งหนี้ รวมภาษีและหักส่วนลดเรียบร้อยแล้ว
4. ดาวน์โหลดเป็น SVG ถ้าจะวางในโปรแกรมทำเอกสาร หรือ PNG ขนาดใหญ่ถ้าจะแปะเป็นรูป
5. วางลงในไฟล์ใบแจ้งหนี้ตรงช่องช่องทางชำระเงิน พร้อมเขียนกำกับว่าเป็นบัญชีชื่ออะไรและยอดเท่าไหร่

หน้าตาประมาณนี้ QR ในภาพสร้างจากตัวสร้างของเว็บนี้ด้วยเลขตัวอย่าง 0000000000000 ซึ่งไม่ใช่บัญชีของใคร และใส่ยอด 5,000.07 บาทไว้ ลูกค้าสแกนแล้วยอดจะขึ้นเองตรงตามบิล ส่วนเศษ 7 สตางค์ใช้ทำอะไร อธิบายไว้ในหัวข้อจับคู่เงินด้านล่าง

ควรวาง QR ให้มีความกว้างอย่างน้อยราว 3 เซนติเมตรบนกระดาษ A4 ตามกฎ 10 ต่อ 1 สำหรับเอกสารที่ถือห่างราว 30 เซนติเมตร (ที่มาอยู่ในขนาด QR Code ที่ต้องพิมพ์) และเว้นขอบขาวรอบไว้ อย่าวางชิดกรอบตารางหรือข้อความจนขอบขาวหาย เพราะกล้องใช้ขอบนั้นแยกว่ารหัสจบตรงไหน ถ้าลูกค้าเปิดใบแจ้งหนี้จากจอคอมแล้วสแกนด้วยมือถืออีกเครื่อง ก็ยังอ่านได้ตามปกติ

QR ใบแจ้งหนี้แก้อะไรได้ และแก้อะไรไม่ได้

สิ่งที่มันแก้ได้ชัดเจนคือ ลูกค้าไม่ต้องกรอกเลขบัญชีและยอดเอง จึงไม่มีพิมพ์เลขผิด ไม่มีโอนขาดโอนเกิน และลดคำถามกลับมาที่คุณ ตัวรหัสยังแสดงชื่อบัญชีปลายทางให้ลูกค้ายืนยันก่อนโอน ลูกค้าที่ไม่เคยติดต่อกันมาก่อนจึงมั่นใจขึ้นว่าโอนถูกที่

สิ่งที่มันแก้ไม่ได้คือ การบอกว่าเงินก้อนไหนเป็นค่าบิลใบไหน เพราะ QR พร้อมเพย์ที่สร้างเองเป็นแบบ static ไม่ผูกกับระบบบัญชีของคุณและไม่มีเลขอ้างอิงต่อบิล ลูกค้าสิบรายที่สแกนใบแจ้งหนี้สิบใบ จะโอนเข้าบัญชีเดียวกันโดยไม่มีอะไรกำกับว่าใครคือใคร คุณยังต้องกระทบยอดเอง ถ้าธุรกิจออกใบแจ้งหนี้วันละหลายสิบใบ ข้อจำกัดนี้จะเริ่มกินเวลา ควรพิจารณาขยับไปใช้บริการรับชำระบิลของธนาคารที่มีเลขอ้างอิงต่อรายการ ซึ่งเทียบข้อดีข้อเสียไว้ใน พร้อมเพย์ร้านค้ากับบุคคลธรรมดา ต่างกันยังไง

จับคู่เงินเข้ากับใบแจ้งหนี้ตอน QR บอกไม่ได้

ระหว่างที่ยังใช้ QR แบบสร้างเอง มีวิธีลดงานกระทบยอดอยู่บ้าง

วิธีที่ตรงที่สุดคือ ให้ลูกค้าส่งสลิปกลับมาพร้อมแจ้งเลขที่ใบแจ้งหนี้ทุกครั้ง แล้วคุณเทียบสลิปกับรายการเงินเข้าจริงในแอปธนาคาร ย้ำว่าต้องเทียบกับเงินเข้าจริง ไม่ใช่เชื่อภาพสลิปอย่างเดียว เพราะสลิปปลอมทำง่ายและพบบ่อยขึ้นมาก

อีกวิธีที่หลายคนใช้คือ ตั้งยอดให้ไม่ซ้ำกันด้วยเศษสตางค์ เช่น บิลที่ยอดเต็ม 5,000 บาทพอดี ปรับเป็น 5,000.01 หรือ 5,000.07 ให้แต่ละใบในรอบนั้นลงท้ายไม่เหมือนกัน เวลาเงินเข้า คุณจะรู้จากเศษสตางค์ว่าเป็นบิลใบไหน วิธีนี้เหมาะกับงานที่มีบิลไม่กี่ใบต่อรอบ ถ้ามากกว่านั้นเศษสตางค์จะเริ่มชนกันเอง

ถ้าออกใบแจ้งหนี้ผ่านโปรแกรมบัญชี ให้ตรวจว่าโปรแกรมนั้นมีฟังก์ชันแนบ QR พร้อมเพย์ต่อบิลให้อยู่แล้วหรือไม่ บางตัวสร้างให้อัตโนมัติพร้อมผูกเลขบิลในระบบของตัวเอง จะประหยัดขั้นตอนได้มาก

ข้อควรระวังก่อนส่งใบแจ้งหนี้ออกไป

ก่อนส่งใบแจ้งหนี้ใบแรกของลูกค้าใหม่ ให้ลองสแกน QR ด้วยแอปธนาคารจริงก่อนเสมอ ตรวจสามอย่าง คือชื่อบัญชีปลายทางตรงกับชื่อธุรกิจคุณ จำนวนเงินที่เด้งขึ้นมาตรงกับยอดสุทธิในบิล และสกุลเงินเป็นบาท ถ้าทดสอบผ่านแล้ว บิลใบต่อไปที่ใช้เบอร์หรือเลขผู้เสียภาษีเดิมก็เชื่อได้ว่ารูปแบบถูก เหลือแค่ตรวจยอดต่อใบ

อย่านำ QR ที่ใส่ยอดของบิลเก่ามาใช้กับบิลใหม่โดยไม่เปลี่ยน เพราะลูกค้าจะจ่ายตามยอดเดิมที่ฝังไว้ ไม่ใช่ยอดจริงของบิลใหม่ ทางที่ปลอดภัยคือสร้างใหม่ทุกใบและลบไฟล์ QR เก่าทิ้งหลังปิดบิลแล้ว

สุดท้ายคือเรื่องไฟล์ ถ้าส่งใบแจ้งหนี้เป็น PDF อย่าบีบอัดไฟล์แรงจนรูป QR เบลอ และถ้าไม่แน่ใจว่าจะใช้ PNG หรือ SVG ดี อ่านข้อแตกต่างได้ที่ ส่งโรงพิมพ์ใช้ไฟล์ PNG หรือ SVG ดี หลักการเดียวกันใช้กับการฝังในเอกสาร

สรุปสั้นๆ

QR Code ใบแจ้งหนี้คือ QR พร้อมเพย์แบบใส่ยอด ทำหนึ่งใบต่อหนึ่งบิล ช่วยตัดปัญหาลูกค้าโอนผิดยอดและถามเลขบัญชีซ้ำ แต่บอกไม่ได้ว่าบิลไหนจ่ายแล้ว เพราะเป็นแบบ static ที่ไม่มีเลขอ้างอิง ระหว่างใช้ให้จับคู่เงินจากรายการเดินบัญชีจริง ใช้เศษสตางค์หรือเลขที่บิลจากลูกค้าช่วย และทดสอบสแกนทุกครั้งก่อนส่งบิลใบแรกของลูกค้าใหม่ ดูภาพรวม QR ประเภทอื่นที่ธุรกิจใช้ได้ที่ วิธีสร้าง QR Code ทีละขั้น ครบทุกแบบ